デジタル化設計戦略の進め方
例題名刺管理のデジタル化設計戦略
社内のデジタル化をお客様の社員として推進し利益の最大化をお手伝いします!
社内のデジタル化をお客様の社員として推進し利益の最大化をお手伝いします!
STEP1デジタル化設計戦略
デジタル化設計戦略の進め方
例題名刺管理のデジタル化設計戦略
業務の流れを整理（業務一覧の作成）
- 手順①
-
主な業務の流れについて、ざっくりと整理します。
・手帳や予定表、日程を基に業務を整理する
・会社の社員でホワイトボードに整理するなど -
- 事例
-
- 顧客からの問い合わせ
- 顧客との商談
- 顧客への提案
- 顧客から発注
- 製品製造or製造済みの在庫確認
- 製品の納品
- アフターフォロー
- 手順②
-
ざっくりと洗い出した業務の流れを、より鮮明にします。
-
詳細に思い出すため3Wの観点で情報分析
- What
- どういった業務を
- Why
- 何を目的に
- Who
- 誰が行っているか
- まとめた事例を基に
資料を作成します。 -
- 手順③
-
手順②で作成した資料を、更に詳細に分析していきます
-
更に詳細に5W2Hの観点で情報分析
- When
- いつ・どれだけの頻度で
- What
- どういった業務を
- How
- どのように
- Where
- どのような場所・ツールを使って
- Who
- 誰が行っているか
- HowMuch
- どのくらいの時間をかけているか
- まとめた事例を基に
「業務一覧」を作成します。 -
業務一覧を使用した問題提起
- 手順①
-
問題・収益に影響があるかを整理します。
- 問題点の整理
- ”改善できる可能性の種”を見つけ、印をつけます。
- 見つけるための「キーフレーズ」
- ■ストレス・不満を感じる業務があるか？→何がストレス・不満になっているか？
- ■業務遂行で困る業務はあるか？→何に困っているか？
- ■ミスが起こりやすい・手間取ってしまう・トラブルが頻発する業務があるか？→どういった時にミスが起こる・手間取る・トラブルが起こるか？
- 収益の整理
- ”業務が収益創出に繋がるか整理します。
- 確認するための「キーフレーズ」
- ■その業務はどのように事業に貢献するか？
- ■業務を無くした場合は収益に影響があるか？
- ■業務を行うことでの価値や成果が数値化できるか？
- 手順②
- 業務の問題や収益創出への
影響を定義し、資料にまとめます。 -
業務フローを作成し、業務を可視化する
- 手順①
-
業務一覧をもとに業務フロー図を作成し、業務を可視化します。
-
-
更に、業務フロー図上で上げた問題も可視化します。
-
- 手順②
-
気づいてない問題を洗い出す
-
作成したフロー図を基に問題が含まれていないか検討します。
-
- ■分岐しているフロー
- 判断基準が曖昧、人によって判断が異なる場合に問題が起こります
- ■人によって、実施していないフローがある
- 必要なフローが実地されていない場合、情報や業務が俗人化され問題となるケースがあります
- ■流れが複雑、往復が多いフロー
- 情報が適切に共有されなかったり、情報の共有が遅れ、ボトルネックになり問題となる場合があります
- 業務フロー完成例
-
問題・対策案の分類
- 手順①
- 改善すべき点を分担省略自動化に分類
- 問題があり、収益に影響する業務に対し優先的に対策案を検討します。
- 分担
-
・業務負担のバランスを検討し、担当者の変更等を行う
・業務を標準化し対応者を増やす
- 省略
-
・業務の必要性を再検討し、なくても事業に影響がないようであれば省略する
- 自動化
-
・デジタルツールなどを利用して自動化することを検討する
- 手順①
- 対策案を業務一覧にまとめます
- 対策案を参考に、導入する自動化ツールの機能を導き出し、STEP2のデジタルツール比較調査にて、業務に最適なツールを検討します。
-
